“¿Todas sus reuniones son tan efectivas que las espera con ansias?” Nuestro CEO, Matt Mullenweg, nos pidió recientemente que reflexionáramos sobre esta pregunta. Las reuniones en vivo tienen su lugar, y hay conversaciones que se hacen mejor en tiempo real, ya sea en persona o por video chat. Pero pueden ser costosos en términos de tiempo y energía.
En Automattic, a menudo nos preguntan cómo gestionamos el trabajo remoto y cómo evitamos reuniones excesivas y cadenas de correo electrónico internas. Usamos P2, un producto impulsado por WordPress.com, para colaborar con colegas en diferentes zonas horarias. Mi equipo, por ejemplo, vive en todas partes, desde Filipinas hasta Rumania; hay muy poco tiempo para que nos reunamos en vivo. P2 es una plataforma para generar ideas, compartir actualizaciones de proyectos y comunicarnos de forma asíncrona. Es un lugar donde todos comenzamos nuestros días de trabajo, sin importar en qué parte del mundo nos encontremos, y nos ponemos al día sobre en qué estamos trabajando, qué tareas deben realizarse y qué decisiones deben tomarse. Piense en ello como un diario interno. Un tablón de anuncios. Un dispensador de agua virtual.
Para mí, es como leer las noticias de la mañana. P2 puede funcionar para diferentes tipos de equipos o grupos: personas que trabajan juntas dentro de una empresa distribuida, un aula virtual o un grupo de talleres, un negocio en línea que interactúa con clientes o socios, y más. ¿Se pregunta cómo P2 puede optimizar su trabajo, fomentar la colaboración asíncrona y eliminar reuniones innecesarias? Aquí hay 10 maneras:
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1. Ofrezca cursos que los participantes puedan tomar a su propio ritmo
Ofrecemos cursos para ayudarlo a aprovechar al máximo su sitio de WordPress.com. Para este plan de estudios, usamos P2 como un centro comunitario donde los estudiantes leen lecciones, hacen preguntas, obtienen consejos e interactúan con otros participantes. Esto se puede hacer de forma asincrónica: los estudiantes no necesitan unirse a las llamadas de Zoom en momentos que no se ajustan a su horario, lo que lo hace accesible para todos, desde cualquier lugar.
2. Automatice las solicitudes entre equipos y departamentos
Puede utilizar P2 para agilizar los procesos de su organización, como la realización de solicitudes. ¿Necesita enviar un contrato a un nuevo empleado? Envíe una solicitud en el P2 de su equipo legal. ¿Busca un diseñador para hacer un gráfico para un próximo anuncio de blog? Complete una solicitud en el P2 de su equipo de diseño. ¿Desea analizar las estadísticas de una campaña reciente? Publique una solicitud en el P2 de su equipo de datos. Con estos flujos de trabajo implementados, no es necesario programar reuniones para realizar estas solicitudes. Se pueden realizar más discusiones en los comentarios de la publicación según sea necesario.
3. Comparta actualizaciones de estado de toda su empresa
En Automattic, tenemos un P2 llamado Actualizaciones de los jueves en el que se requiere que cada equipo publique una actualización de estado cada dos semanas, que puede incluir aspectos destacados del proyecto y resúmenes de alto nivel. En muchas organizaciones, este tipo de actualizaciones a menudo se entregan en PowerPoint o Presentaciones de Google en reuniones en vivo, a menudo en salas llenas con personas que no necesitan estar allí. Con P2, puede presentar información y actualizaciones con una variedad de bloques, incluidas incrustaciones de medios y herramientas de seguimiento de proyectos.
4. Monta un espacio para presentar a nuevos compañeros
La pandemia ha cambiado la forma en que trabajamos, pero tradicionalmente, en muchos entornos, los nuevos empleados a menudo son llevados y presentados a otro personal. Automattic es una empresa totalmente distribuida y nuestros compañeros de equipo viven en todo el mundo. Una tradición de la empresa requiere que cada nuevo empleado escriba una publicación de bienvenida en un P2 designado, donde incrustan un breve video de introducción sobre ellos mismos. Otras publicaciones como parte del proceso de incorporación incluyen entrevistas con nuevos empleados. Todas estas son formas efectivas de conocer gente y darles la bienvenida a su equipo, sin necesidad de programar un montón de reuniones en persona.
5. Cree un sitio privado para realizar pruebas con candidatos de trabajo
El proceso de contratación de un nuevo empleado, de principio a fin, puede llevar mucho tiempo. La línea de tiempo completa de la entrevista puede llevar semanas, a veces meses, a menudo facilitada a través de una combinación agotadora de llamadas telefónicas, chats de Slack, llamadas de Zoom y reuniones en persona. Todos los puestos en WordPress.com y el resto de Automattic implican una prueba: un período en el que los candidatos trabajan con nosotros en un proyecto a corto plazo y en el que ambas partes pueden evaluar si encaja bien. Creamos P2 para los candidatos a prueba y, en esta etapa, podemos aprender mucho sobre ellos, especialmente sobre la forma en que piensan, se comunican y colaboran. Y esto es importante: creemos que una cultura de comunicación escrita sólida es esencial para las organizaciones remotas.
6. Configure un bloc de notas virtual para reuniones y tormentas de ideas
Los detalles de las reuniones en vivo se pueden perder, ¡especialmente cuando nadie toma notas! En Automattic, documentamos llamadas externas con clientes y socios, compartiendo notas de llamadas en P2. Y debido a que los P2 se pueden buscar, los empleados (pasados, presentes y futuros) pueden acceder a información importante discutida en reuniones, incluso en las que no estuvieron presentes, para comprender por qué se tomaron decisiones u obtener el contexto que necesitan para hacer su trabajo. Si graba videollamadas, también puede incrustar grabaciones en P2 con varios bloques de video, incluidos Loom, Vimeo y más, para complementar las notas de llamadas.
7. Colabora con socios y clientes en un espacio dedicado
Si tiene una empresa, es posible que los socios y clientes a menudo deseen programar una reunión periódica, incluso si no hay actualizaciones importantes para discutir. P2 es una gran plataforma para complementar y eliminar reuniones en vivo innecesarias. Puede crear un P2 para su socio o cliente y marcarlo visualmente con colores personalizados y el logotipo de su empresa, y ajustar la barra lateral con enlaces y recursos relevantes. En este P2 dedicado, los socios y clientes pueden compartir actualizaciones por escrito, hacer preguntas rápidas, programar futuras llamadas y comunicarse con su equipo durante toda la semana. A continuación, puede programar reuniones solo cuando sea necesario.
8. Celebre las victorias, publique retrospectivas y más
Mientras navega por esta lista, puede ver el poder y la versatilidad de P2. Desarrollado por WordPress.com, P2 es, en esencia, un diario interno: un espacio donde sus compañeros de equipo, estudiantes o miembros del grupo pueden hacer anuncios y compartir resúmenes. En algunas oficinas y entornos de trabajo, las personas pueden programar una salida después del trabajo para conmemorar un año exitoso o planificar un retiro en persona para analizar la visión a largo plazo de una empresa. Pero en estos días, dado que se ha vuelto más difícil organizar eventos en persona y reunirse en persona, también usamos P2 para celebrar las victorias, publicar misivas sobre el “estado del negocio” y compartir otro contenido esencial de formato más largo.
9. Comparte guías de reuniones y resúmenes de eventos
Los equipos de WordPress.com y de Automattic se reúnen periódicamente en persona, lo que brinda a los compañeros de equipo repartidos por todo el mundo la oportunidad de verse en la vida real. La planificación de una reunión puede llevar mucho tiempo, desde buscar ubicaciones y reservar alojamiento hasta garantizar que los costos del vuelo y otros viajes estén dentro del presupuesto. Los planificadores de reuniones también deben discutir o estar al tanto de los problemas de accesibilidad, los procedimientos de visa de todos los asistentes, las pruebas de velocidad de Internet y otra logística. P2 es una excelente manera de compilar detalles y publicar resúmenes posteriores al viaje, y archivar recursos de viaje para equipos que visiten estos lugares en el futuro. Las personas interesadas en un destino en particular pueden consultar estas guías mientras planifican, lo que reduce las reuniones a solo las esenciales. (Dato curioso: históricamente, Lisboa, Portugal y Hawái han sido los lugares de reunión más populares en Automattic).
10. Publicar recursos autoguiados y documentación interna
Los equipos de WordPress.com tienen acceso a una serie de P2 de documentación que llamamos Universidades, como Domain University y Scheduling University, que permiten a los empleados autocapacitarse en nuevas áreas o repasar sus habilidades. Estos P2 son bastante completos: aprender este contenido puede requerir una sesión de capacitación en vivo de un día completo, pero con estas “universidades” en línea, el personal puede trabajar con recursos y tutoriales en su propio tiempo.
